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连锁分销行业解决方案

      1、公司简介

      八马茶业是一家集茶叶、茶具及相关产品的生产、加工、销售为一体的大型专业化公司,八马茶业定位于中国茶叶专家,始终坚持以市场为导向,狠抓产品质量,注重“可持续性发展”战略。是全国第一家进入沃而玛的茶叶专卖店。八马茶业现已在深圳开设50多家专卖店,稳居业内第一,在稳定广东、福建市场的同时,公司又相继在东北、山东、湖南、上海、四川、重庆等国内大中城市设立了上百家自营专柜。

      2、信息化历程

      1997年—2002年,以财务部应用为主的财务软件,实现财务电算化。

      2003年,软件应用扩展到购销存等业务环节,解决了财务业务一体化。

      2006年11月开始启动ERP-U861项目,系统包括财务、供应链、零售管理等共计18个模块,实现了全员应用,替换原有软件。

      3、应用价值

      建立合理生产计划

      应用部门:福建安溪工厂

      管理难点:由于茶叶生产的季节性、时间性以及加工特殊性,实施ERP系统前,八马茶业 总部只能对各生产厂下达粗略计划,各车间自行分解,凭经验安排生产。在这种方式下,不能保证按时交货。同时,还会出现某些关键茶叶品种生产紊乱,该生产的没生产,不该生产的东西却生产多了的现象。

      关键价值:应用用友U8后,八马茶业将以往的粗略计划方式转换成精细化提前计划方式, 生产计划直接按照市场需求制定,根据市场反馈情况和ERP系统数据来分析和决定生产品种、数量,实现精细化生产、统筹各车间分解任务,及时响应市场需求,避免不合理浪费。

      功能模块:销售管理、库存管理。

      有效降低采购成本

      应用部门:采购部

      管理难点:八马茶业的产品茶叶、茶叶加工、材料成本 占产品生产成本的绝大多数,而原料采购的付款方式多为现款现货,特别是外地采购必须提前进行,因而缺乏统筹规划的采购行为,给企业的流动资金造成很大的压力,无形中限制企业发展,削弱企业竞争力。

      关键价值:在合理利用提前期计划的同时,八马茶业还 通过准确掌握ERP系统中的市场销售情况,结合人工预测与计算机计划消抵的方式,将采购按期间进行批量合并,增加采购批量,减少采购批次,增强与供应商的谈判优势,拿到更低采购单价,有效降低采购成本,避免误差产生。

      功能模块:采购管理。

      建立精确门店及渠道库存管理

      应用部门:仓库部,采购部,销售部

      管理难点:上U8之前,八马茶业库存管理混乱,产品库 存批次号和有效期等信息数据库缺失,门店及库存数据难以准确掌握,产品出库缺乏指导性,导致库存与销售脱节,产品人为流失、浪费严重。同时,库存最高、最低信息管理滞后,影响生产进程、货物调拨以及前端销售。

      关键价值:ERP系统实施后,整理和建立产品有效期、 库存批次号数据库,系统根据有效期和批次管理茶叶库存,实行最高最低库存预警,掌控库存状况,调剂专卖店和总部的货物的调拨等,有效控制专卖店库存。

      功能模块:库存管理。

      精准收集零售数据

      应用部门:销售部、财务部

      管理难点:在上零售管理以前,及时收集,统计和分析终端销售数据非常困 难,无法根据库存来做出准确采购、生产和销售计划。

      关键价值:实施用友U8后,规范管理流程,调拨、零售和开票回款情况在系 统里一目了然。通过ERP系统产生单据和报表,随同送货传至仓库和专卖店管理人员,实时全程监控,降低仓库管理人员随意报损可能性。掌控零售数据,清晰异地库存,精确生产计划,提高客户配套率和总体满意度。

      功能模块:库存管理、盘点管理

      4、应用效果

      通过ERP系统的实施,八马茶业公司在快速响应和精益生产两大方面获得了很强的改善能力,使企业有了不断进步的基础并 已取得了一定成效:

      ERP系统实施过程中,规范了企业的几十个业务管理流程,以保证ERP系统实施效果为目标,使企业多数业务流程得到了规范;

      基础数据和信息实行集中管理,高度共享,保证了企业基础数据的唯一性、共享性、准确性,同时建立了相应的管理制度和处理流程,保障了系统的持续正常运转;

      实现了流程信息化,系统功能覆盖从销售订单到采购订单、采购入库、销售发货、零售开单、收付款的完整业务流程,各业务流程之间有机集成地连接起来,流程所涉及各岗位的工作更加规范高效;

      建立产品有效期、库存批次号数据库,根据有效期和批次掌控库存状况;

      统计分析终端销售数据,清晰异地库存,精确生产计划;

      库存能准确地为采购提供动态信息,提高了管理效率;

      库存损失从以前的每年近百万元减少到二、三十万元。

      通过实施用友的系统,把对系统的理解与对企业管理的深刻认识有机地结合起来,并应用到整个实施过程中。通过规范基础管理、统一商品名称和编码、健全商品条码、优化部分业务流程、编制全面的系统应用准则和规程,及时采集终端的零售数据,八马茶业在系统全面应用的基础上有效地促进了企业管理的规范,并将对企业综合管理水平进一步提高产生积极而深远的影响,对于零售部分,由于有了完善的信息系统的支持,我们更有信心把业务扩展到更广泛的领域,实现我们的目标!

——八马茶业ERP项目负责人

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