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用友通业务管理解决方案

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概要

     从某种程度上讲,小企业比大企业更为关注业务过程的跟踪管理,因为,对于大多数小企业而言,奋斗的目标首先是能在激烈的竞争中生存下去,然后才是发展,而业务活动的是否流畅顺利的开展,是关系到小企业生存的根本。本文所谈到的业务,主要是指进销存业务。
     进销存业务处于企业整个价值链的两端,企业如何能在采购环节尽量压缩采购成本,在销售环节尽可能的多获取收益,是每个企业老板都在思考的问题……
  • 成批从国外采购多种精密元器件,运费成本占了相当大的比重,老板想知道运费分摊到每个零件上的成本是多少?不包含运费的采购成本又是多少……
  • 货物是交给商家代销的,每月底才对一次账,开一次发票,平时想要及时统计出一共发出了多少货,开出了多少发票,收到了多少货款……
  • 小企业人员规范管理难度大,最怕的是“家贼难防”,如果打单员在开票的时候有意将销售价格写错,企业的损失可就大了……
  • 业务核算与财务核算一直以来都没对上过账,往往是一批货到了之后,由于发票还没有到,就不会通知财务,甚至有时候发票没到的货都已经销售出去了,财务还不知道……
  • 下采购订单的时候风险很大,首先要搞清楚现有的库存数量就比较难,到底一次该定多少货呢……
  • 接了订单,准备开始生产了,突然发现某种关键的原材料缺货……
     繁此种种,是很多小企业的业务人员感到头痛的问题,一方面,随着小企业业务的快速发展,准确的掌握库存信息,销售数据已经成为小企业的迫切需要,而另一方面,由于小企业自身在资金、技术、人才领域的制约,广大小企业的信息化比例还相当低,帮助小企业快速实现进销存管理信息化,真正做到“管好业务,理好财”已经成为一个越来越急迫问题。
     2005年2月28日,中国最大的管理软件、ERP软件和财务软件供应商用友软件股份公司在京宣布面向小企业的业务战略部署:成立小型管理软件事业部,以“用友通”系列产品,完全分销的渠道伙伴网络,全国集中的客户服务系统,致力于满足小企业管理信息化的需求,以全新的商业模式打造小型企业管理软件新标准。其中,“业务通”产品是“用友通”系列产品中的重点产品,是在总结用友公司近40万成功客户应用经验的基础上,面向广大小企业的进销存管理特征量身定做的一款精细化业务管理软件,为小企业进销存业务管理提供完善的解决方案。

用友通系列产品总体应用架构

 

用友通系列之业务管理解决方案

业务通产品是用友通系列产品中的重要产品,包含采购管理、销售管理、库存管理、核算等组成部分,涵盖了小企业进销存管理领域的全部业务需求,简单易用,可以帮助小企业快速实现进销存信息化管理,为小企业实现“管好业务,理好财”的目标提供完美解决方案。

一、业务通产品核算流程

采购处理流程
 
 
销售处理流程
 
 
库存处理流程
 
 
核算处理流程
 
 

二、业务通产品主要功能

业务通产品适用行业广泛,适用于各类工业企业和商业批发企业以及医药、物资供销、对外贸易、图书发行等商品流通企业的进销存管理部门和进销存核算的财务部门。
业务通模块既可独立运行,也可与财务通一起使用,形成财务与购销存业务一体化的解决方案。主要功能包括:
  • 采购管理:提供采购业务处理,可以追踪存货的出库信息,把握存货的畅滞信息,从而减少盲目采购,避免库存积压;集成了应付款管理功能,可以追踪采购业务的付款情况,及时交款以取得合理折扣和商业信誉;
  • 销售管理部分提供销售业务处理,并可处理退销业务、增值税核算等业务;
  • 库存管理部分提供对存货的收发存、盘点、领退料、产成品入库、调拨、暂估入库等业务处理;
  • 核算部分提供了移动平均法、加权平均法、先进先出法、后进先出法、计划成本法等多种存货计价方法。通过向导方式,可自动计算存货成本并生成记账凭证,快捷方便。同时存货项目按科目归类反映,结构清晰。
  • 报表查询部分提供了丰富的业务报表供查询。包括:采购、销售、库存的各类汇总、明细、分类表、存货收发单据汇总表;现存量查询表等。方便用户及时掌握业务经营状况。
  • 生成凭证:通过“核算”模块,日常各类购销存业务可通过自定义凭证模板自动生成记账凭证,大大减轻财务人员劳动强度。
采购管理主要功能:
1、采购业务流畅管理
  • 有效解决缺货与超储功能:通过存货分类有效防止存货积压。
  • 据拷贝功能:由采购订单可以参照拷贝直接生成采购入库单或采购发票。
  • 退货处理功能:在采购业务活动中,如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货,那么对普通采购业务进行退货单处理。
  • 采购结算实时处理功能:系统提供手工结算、自动结算两种采购结算方式。同时还对费用折扣进行结算,提供明细的费用结算单查询功能。
2、完善的供应商管理
  • 完善的供应商档案管理:通过供应商档案收集整理供应商的详细信息,并提供单据录入的自动参照功能。为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务。
  • 供应商往来管理:提供采购付款结算,包括应付充应付、预付冲应付、应付冲应收。
  • 供应商往来帐表实时勾对查询功能:通过系统提过的多种供应商往来帐表可对供货情况、采购费用、进货与开票的对应情况进行快速查询,同时提供供应商往来对账功能,随时了解企业与供应商之间的应付款情况。
3、  采购全程跟踪
  • 采购订单管理功能:通过系统提供的“采购订单列表”,可以对人一时期内的订单进行系统查询,并可以对它们进行排序、打印。了解这一时期的订单总数量、订单总金额、税额、计划到货日等明细信息。
  • 开票与到货情况及时反馈:哪些订单到货了却没有发票;那些订单发票到了却未收到货;系统通过货到票未到、票到货未到的明细表和统计表两种方式,详细地反映出企业到货预售票的准确信息,以便与供货商及时确认。
  • 入库确认:系统在采购入库环节直接设有审核功能,方便用户在填写采购入库但是就可以直接确认入库,提高了工作的效率同时降低了重复录入的机率。
  • 实时跟踪订单执行情况:采购订单到底执行如何可以通过订单执行统计表进行查询,系统会提供详细的任意正在执行的订单货物信息、供应商信息、完成数量与金额、入库数量与金额、发票信息、累计信息等。
4、丰富的采购业务统计查询
  • 结算查询功能:采购结算明细表是根据采购结算单产生的,可以按用户筛选条件明细列出结算单中各货物的结算情况。同时反映入库信息、损耗情况。
  • 在途物资统计功能:在途物资的查询我们设计了在途货物余额一览表。此表是普通采购业务采购发票结算情况的滚动汇总表,用来反映每月各个供货商的采购发票上的货物采购发生、采购结算以及未结算的在途货物情况。
  • 暂估入库查询功能:暂估入库查询可通过暂估入库余额一览表进行。这是普通采购业务采购入库单结算情况的滚动汇总表,可以反映每月各个供货商的采购入库单上的货物采购发生、采购结算以及未结算的暂估货物情况。
  • 采购综合查询功能:对于采购的查询,系统提供个性化的查询条件,可以选择报表汇总方式(按供应商、按客户、业务员、存货或是地区都可以),在查询条件中可以按供应商分类、存货分类、日期、供应商范围、存货范围、采购类型、部门、业务员或地区中的某一项或几项的交叉查询。综合反映采购业务。
销售管理主要功能:
 
1、销售订货方便及时
  • 销售订单的受订、确认和关闭功能:通过销售订单的确认和执行明确当期的销售任务,合理分配企业资源。随时查询销售过程信息,监控销售过程,提高客户满意度。
  • 全面的销售订单统计分析:帮助主管按照销售部门、业务员、产品、地区等多角度的分析当期订单情况,保障销售计划能顺利进行。
2、争取客户的最佳管理
  • 客户管理功能:对客户进行多角度的分类,对客户信息进行完整统计。提供客户基本信息,联系人信息等相关字段。为企业提供集成统一的客户管理,防止客户资源流失,提高客户应用价值。
  • 客户发货实时控制功能:销售发货单依据销售订单自动生成,严格执行订单信息,货物发放有保证。
  • 客户价格管理功能:针对重点客户、不同的销售业绩,有针对性的出台价格政策。严谨的维系用户。
3、有效的销售过程监控
  • 信用等级管理:系统可按各个客户情况进行信用等级控制,规避企业经营风险。
  • 最低售价控制:针对某一商品设定最低售价,执行统一的最低售价政策。同时对最低售价权限进行设定,防止随意改动。
  • 销售订单执行情况分析功能:跟踪各订单执行情况,及时发现问题,有针对性的解决问题。
4、应收账款灵活处理
  • 全面的应收款项账龄分析功能:销售主管可通过本表了解某一个客户的应收款余额的账龄区间分布情况,加强对客户应收款的管理。
  • 各种业务款项对冲处理:灵活的业务款项对冲处理,应收冲应收、应收冲预收等理清繁杂的业务往来核销流程。
5、丰富的销售数据统计分析
  • 销售业务分析功能:帮助销售主管按销售部门、业务员、客户等多角度的分析不同时期的销售构成情况。
  • 销售成本分析功能:销售主管可以不同分组条件(分客户、部门、产品等)在某一期间销售商品的成本情况。
库存与核算主要功能
 
1、现存量管理完备细致
  • 现存量跟踪:在业务单据录入过程中随时可以查看出入库货物的现存量信息,即方便又快捷。
  • 现存量整理:系统提供了一个整理现存量的功能,如果用户认为目前的现存量与单据不一致,可通过此功能将现存量调整正确。
  • 现存量控制:是否允许零出库,系统提供了个性化的自选项目,对于超过现存量的业务会自动提醒用户进行预警。
  • 现存量查询:对于所有货物的现存量查询同样可以实现,现存量查询功能可以按存货、仓库列示所有满足条件的项目的现存量情况。
2、货物收发存清晰明了
  • 收发存汇总查询功能:反映各仓库各存货各种收发类别的收入、发出及结存情况。系统提供按仓库进行分页查询。一页显示一个仓库的收发存汇总表。所有仓库的收发存汇总表通过汇总功能查询。收发存汇总表输出的内容包括仓库、存货、自由项、期初结存数量(件数)、各种入库类别的入库数量(件数)、各种出库类别的出库数量(件数)、期末结存数量(件数)。
  • 快速反馈存货结存情况:实时查询库存各存货的最新结存状况,可查询各存货的实际库存状况(即实物库存)及可用量(业务库存)等信息。
3、存货盘点及时轻松
  • 盘点业务及时处理:存货盘盈、盘亏和毁损,在查明原因、分清责任、按规定程序报经有关部门批准后,可迅速进行相应的账务处理,调整存货账的实存数,使存货的账面记录与库存实物核对相符。
  • 全面的盘点查询统计功能:提供存货盘点报告表,证明企业存货盘盈、盘亏和毁损的情况,据以调整存货实存数的书面凭证,经企业领导批准后,即可作为原始凭证入账。对盘点的货物进行明细列示,并可以联查到盘点日期、盘点人、盘点单据、盘点结果等信息。
4、个性化设计灵活方便
  • 提供调拨业务处理:专注于仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务。
  • 组装拆卸业务处理:有些企业中的某些商品既可单独出售,又可与其他商品组装在一起销售,这些特殊业务在业务通中都进行了处理。
  • 形态转换功能:由于自然条件或其他因素的影响,某些存货会由一种形态转换成另一种形态,业务通提供了形态转换货物的个性化处理功能。
  • 批次管理:对需要批次管理的货物反映各存货各批次的收入、发出及结存情况。提供了查询库存各存货各批次的入库、出库及最新结存状况,即查询各批次的入库、出库及结存情况,对各批次进行详细的跟踪。
  • 成套件查询功能:对于需要成套来处理的商品设计了成套件的录入和查询,可以随时查询成套件库存情况。
5、出入库调整最佳业务实践
  • 出库入库业务金额调整:对于入库货物或出库货物成本与实际业务数据不符的,可以同时进行金额的调整,使帐务处理正确反映实际业务情况。
6、制单管理快速准确
  • 业务快速制单:对于发生的各种业务可同步生成各种凭证。
  • 供应商往来快速制单:根据与供应商往来的核销、汇兑损益、转账、并帐、现结等业务快速生成凭证。
  • 客户往来快速制单:根据与客户往来的核销、汇兑损益、转账、并帐、现结等业务快速生成凭证。
三、业务通产品应用特征
  •  适应性:
  1. 可以由用户定义单据项目内容,满足企业管理需要。
  2. 可以由用户根据企业需要自定义入库单、发票、账表的格式。
  3. 可以由用户定义编码规则,自行定义基础数据编码
  4. 单据的存货数量及单价小数位数可由用户自定义
  5. 可以由用户根据需要调整票据的输入栏目,自行调整打印输出格式
  6. 可以由用户自行添加“我的账表”
  • 正确、真实、及时性:
  1. 加强了数据控制能力。已结算、已记账的票据不能修改,已出库的入库单据不能修改
  2. 对于错结算、错记账的单据,可以取消结算、取消记账,并允许修改单据
  3. 用户可以随时查询任意时间段内的账表
  4. 提供强大的溯源功能,可以由统计表查到明细表,由明细表追查到单据
  • 完整性:
  1. 支持部门、业务员采购效绩考核
  2. 支持多币种订货、到货、发票结算处理
  3. 支持双计量单位核算处理
  • 强制性:
  1. 对已月末处理的单据,不能再录入,只能输入到下一月份,或者取消该月的月末处理再录入。已审核的单据不能修改、删除;已由其它系统记账处理的单据不能再修改、删除。
  • 保密性:
  1. 提供操作权限管理功能,不同的操作员处理不同的功能
  2. 由操作员随时修改自己的保密口令
  3. 提供上机日志,便于检查系统运行情况
  • 安全性:
  1. 事件回卷安全机制,实现不论出现任何意外情况,如断电等,都能始终保证数据的完整性和一致性。
  2. 采用准C/S结构和数据库加锁技术,数据安全可靠性进一步提升
  • 可恢复性:
  1. 可以由用户进行后悔操作
  2. 由用户随时进行数据的硬盘备份和软盘备份
  3. 提供利用备份数据,恢复系统正常运行功能
  4. 提供删除以前年度数据功能,便于腾出硬盘空间
  • 易操作性:
  1. 能在录入单据时将以前单据或相关单据复制到当前单据上,提高录入速度
  2. 对于所有有编码档案的栏目,能在录入单据的栏目时参照录入
  3. 提供操作的在线帮助功能,为用户随时提供当前操作帮助,丰富的日积月累,使用时更加得心应手。
  • 界面友好性:
  1. “所查即所需,所见即所得”。可对显示出的账簿栏目进行任意拖放及缩放,使用户非常方便地改变栏目内容的次序和栏目宽度。提供完备的打印预览、页面设置等功能,根据用户设置纸张的大小自动缩放,并可从屏幕上观看到打印效果。
  • 开放性:
  1. 提供业务取数函数,有利于用户进行系统的二次开发。用户可以利用用友财务报表软件设计、编制一系列综合报表,满足企业实际管理需要。
  2. 提供按多种格式(如:Excel、文本文件等)的数据引入,引出功能。便于用户用商用电子表、字处理软件进行数据再处理。

客户应用价值体现

  • 应用了业务通产品,企业的采购情况清晰了,库存流通顺畅,销售部门再也没有抱怨订货不科学。企业可以迅速洞察采购制订有效合理的采购计划了,终于告别盲目无序的工作状态。
  1. 采购部门可以动态掌握订单执行情况及动态反映采购业务情况;可向拖期交货供应商发催货函,根据采购发票确认采购入库成本。
  • 业务通构建了非常完整的采购业务模型,既可按规范的完整流程,又可以按最简约的流程来处理实际业务,满足不同用户需求。
  • 系统强大的业务管理监控功能,理顺了业务处理流程,满足管理规范企业的应用。
  • 业务通提供的全面的库存与核算管理,使理清货、成本最小化不再矛盾,仓库不仅是货物收发中转枢纽,更成为公司有效运营的盈利纽带,原来管好货物也可以这么轻松。
  1. 仓储部能对全企业范围内各种货物,如:商品、材料,产成品按库存分类进行管理。
  2. 主要处理各种出、入库业务,支持辅助计量单位、批次、保质期等业务的管理,进行库存安全性控制。
  3. 通过对存货的收发存业务处理,及时动态掌握各种库存存货信息;提供各种储备分析,便于企业进行存货的控制,从而避免材料积压占用资金,或材料短缺影响生产。
  • 业务通提供适用于工业企业的材料、产成品核算,商业的商品核算管理。
  1. 主要处理存货收发存业务,掌握存货耗用情况,及时准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上,动态反映存货资金的增减变动,提供存货资金周转和占用的分析,以降低库存,减少资金积压;
  2. 可以对采购暂估入库单进行暂估报销处理;
  3. 与总账系统一体,可以将单据生成的凭证传递到总账系统,实现财务业务一体化。
  • 业务通提供按照区域、产品(商品)的增长率、期间、排名等等进行多纬度的销售统计,帮助销售主管及时了解企业的销售情况,从而有效调整销售策略。

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